UN PERSONAL MÉTODO DE TRABAJO

1.       Introducción.

2.       De la planificación del trabajo.

3.       Del trato con clientes, jefes y otros.

4.       De las reuniones.

5.       Conclusión.

1.     Introducción.

El presente “Método de Trabajo” tiene por objeto plasmar ordenadamente una serie de ideas sobre cómo se debería trabajar que merodean habitualmente por mi cabeza. También pretende ayudar, aunque sea mínimamente, a todo aquel que se interese por este escrito y que tenga un trabajo productivo o creativo. Probablemente no sea más que poner sobre el papel lo que casi todo el mundo ya sabe sobre este tema.

Mucha gente trabaja sin rumbo y sin objetivo. Nada más recibir el encargo, comienza a desarrollar el trabajo desde el principio, de forma lineal, sin tener muy claro a dónde tiene que llegar y sin analizar previamente el encargo recibido. Esta costumbre tiene muchos inconvenientes al no tenerse una visión general del cometido: no se analiza si lo que se va realizar es lo más adecuado para alcanzar el objetivo que se quiere, no se conoce la extensión del trabajo y por lo tanto tampoco el tiempo necesario para ejecutarlo, etc.

Lo expuesto en adelante tan sólo trata de dar unas pautas con las cuales podríamos mejorar nuestra organización del trabajo y nuestro rendimiento:

2.     De la planificación del trabajo.

El trabajo encomendado se tiene que planificar, lo peor que se puede hacer tras recibir un trabajo es empezar a hacerlo sin pensar.

Lo bueno de la cabeza es que no se puede apagar, así que es inevitable pensar en el trabajo pendiente por hacer; esto se puede aprovechar para analizar el tajo a realizar en su conjunto y tener una idea de qué se va a hacer antes de coger el ordenador o la herramienta que se utilice e iniciar la tarea sin rumbo.

Sin duda, la pereza es muy buena consejera: “no hagas hoy lo que puedas hacer mañana”; porque si empiezas hoy, lo más seguro es que mañana sigas ineficazmente con lo mismo.

2.1.             Planteamiento del trabajo.

Es importante tener claras las preguntas básicas:

a)     Por qué hay que hacerlo, el motivo.

b)     Qué hay que hacer, el objetivo.

c)      Quién, es el tipo de jefe o cliente (ayuda a entender lo anterior).

d)     Cuándo, el plazo del que se dispone.

e)      Cómo, el formato.

Hay que procurar que un trabajo esté siempre terminado.

-          Una analogía: la pintura. Cuando se acomete un cuadro, lo primero que se hace es encajar las figuras, ese boceto se puede entregar sin más, ya cuenta con todo; posteriormente se valoran las luces y las sombras, luego se plantean los tonos de los colores y así se va detallando, siempre trabajando en toda la superficie del lienzo, hasta que uno se aburre porque como le pasa al cómico d. Antonio López eso no tiene fin (El sol del Membrillo). Pero lo importante es que el cuadro se puede entregar desde el primer minuto ya que siempre está completo.

-          Un ejemplo: este mismo “Personal Método de Trabajo”. La idea de redactarlo nace una mañana a propósito de estar harto de oír cosas como “es que no da tiempo” o “no lo tengo terminado –y no te entregan nada de nada–” y de ver a la gente agobiada constantemente. Luego se maduró en la cabeza casi involuntariamente durante una hora y pico recopilando las ideas hasta que se empieza a producir. En ese momento, en apenas un cuarto de hora, se realiza un esquema del Método, ya está, eso mismo se puede presentar de haber sido solicitado así. Ese guión, que se adjunta al final, lo contiene todo e incluso es mejor que el propio Método porque se lee en medio minuto, lo demás es relleno.

2.2.             Desarrollo de un trabajo.

En resumen, las fases que se proponen para la ejecución de un trabajo tipo son:

a)     Definir el formato.

b)     Definir el índice.

c)      Realizar las partes importantes.

d)     Rellenar.

e)      Rematar.

Es muy importante empezar un trabajo definiendo el formato que se va a utilizar así como el índice del mismo, aunque con el desarrollo posterior del trabajo puedan ir cambiando estos elementos, con los dos primeros puntos se dispone ya de la estructura del trabajo, es decir:

-          Conocemos el desglose de todo el trabajo a realizar.

-          Podemos distinguir las partes importantes del desarrollo o relleno.

-          Tenemos siempre presente el objetivo del trabajo en un documento abreviado.

-          Podemos calcular el tiempo aproximado que nos llevará el trabajo.

-          Podemos programar el trabajo a realizar dentro del plazo de entrega.

-          Si hay que entregarlo, está todo menos el relleno (el boceto está terminado).

a)     Definir el formato.

Antes de empezar hay que saber:

-          El soporte: digital o papel, tamaño (A4, A3… ), formato horizontal o vertical, etc.

-          Uso del color o no. El color suele complicar los formatos en papel.

-          Cómo es la maquetación del trabajo (qué información fija va en cada parte, diseño de las portadas, encabezados y pies de página, posición de los logotipos, firmas, etc.) Tiene que ser sencillo.

Una vez se dispone del formato, ya montado o maquetado, se empieza a producir sobre el marco definitivo, sobre un soporte que se puede presentar en todo momento. (Se puede llegar a entregar un trabajo con un capítulo entero no sustancial

sin hacer, pero nunca sin su portada incluida, ya se rellenará: ¡Cachis!, pues no se debió imprimir, te lo mando en seguida; ¡Leche!, se ha debido borrar de la red, ahora hay que rehacerlo, pero en seguida estará.)

b)     Definir el índice.

Definir el índice o el listado de documentos es lo mismo que definir el esqueleto o la estructura del trabajo, es el resumen de lo que se va a hacer y por lo tanto nos da una visión completa del alcance de la tarea.

Además, nos ayuda a definir el tronco del producto que se va a elaborar, dejando de lado todas aquellas ideas relacionadas pero que no aportan realmente al desarrollo del tema. Es decir, automáticamente se limpia el trabajo de los temas que, a pesar de que puedan ser interesantes, no es necesario dedicarles tiempo para concluir el cometido.

Este índice se modificará y matizará con el desarrollo del trabajo, no es un dogma de fe, ha de estar vivo, pero no por ello deja de ser la mejor herramienta que tenemos para saber dónde estamos en todo momento.

c)      Realizar las partes importantes.

Una vez realizado lo anterior, se dispone de la base que permite empezar a producir o a repartir el trabajo dentro de un equipo. Como en los “Best Sellers” (estructurados en capítulos de igual duración y desenlace), ya sólo hay que rellenar el contenido.

Y la gran ventaja: se puede empezar a meter el relleno por lo más importante, tanto porque tenemos localizadas esas partes en el índice como porque podemos distinguir lo que sostiene el conjunto, el orden del proceso no lo ha de marcar el índice sino la importancia del contenido. Por lo general, si bien hay infinidad de tipos de trabajo, la parte más importante es la conclusión o el resultado y no hay que tener miedo a empezar el trabajo por ahí. Cuántas veces tras entregar un trabajo, el interesado para unos segundos para contemplar su forma, su aspecto y seguidamente pasa las hojas a toda velocidad hasta llegar a los resultados finales sin parar a leer el resto.

Estos resultados, pueden variarse cuando posteriormente se realice el desarrollo, pero es importante que estén presentes o esbozados desde el principio (para irse rellenando si se trata de datos aun no obtenidos) ya que nos señalan el objetivo del trabajo en todo momento.

d)     Rellenar.

Por último hay que proceder a realizar el relleno de los capítulos o epígrafes del desarrollo del trabajo, o simplemente, a pasar a limpio lo que se ha hecho a mano para poder llegar a unas conclusiones provisionales (como todo lo es).

Un consejo: para esta fase es realizar un barrido rápido por todas las partes del trabajo, como depositando unas capas de relleno, que en todo momento haya algo escrito en cada parte aunque sea insuficiente, el conjunto del trabajo ya no lo es. Esta forma de completar el trabajo también facilita que el estilo o el carácter del producto sean más homogéneos.

e)      Rematar.

Un problema típico es el del trabajador que es muy bueno pero no sabe cerrar el trabajo, no sabe terminarlo. Por supuesto, los anteriores consejos como el de tener el índice o la estructura de lo que se va a hacer por adelantado ayuda mucho a saber terminar y empaquetar lo que se está haciendo.

De todas formas, un par de consejos más:

-          Todo trabajo se puede completar y seguir desarrollando tras la entrega, pero cuando se entrega ha de estar completo y ya no se debe rectificar, “carta en la mesa presa”. Es más, el jefe o cliente estará más contento si sus opiniones o aportaciones tras la entrega se reflejan en una posterior entrega tras la presentación y esto se hace de forma muy sencilla si el trabajo se ha desarrollado como se ha descrito anteriormente segregando el formato, la conclusión y el relleno.

-          Si uno ha realizado el trabajo a partir de su estructura, podrá distinguir el tronco de las ramificaciones y será capaz de suprimir o no dedicar tiempo a éstas en el caso de que el plazo de entrega llegue a su fin.

Finalmente comentar, que en la planificación de un trabajo siempre hay que dejar de forma generosa un buen tiempo para la presentación; es decir, para montar el documento o lo que sea contando con que todos los medios van a fallar (la red, las impresoras, las encuadernadoras, etc.), contando con que el resultado igual no es el esperado y que con pequeños cambios podemos mejorarlo y también con que al final, todo tiene que dar la impresión de ser una única cosa.

3.     Del trato con clientes, jefes y otros.

En el trato con los clientes o los jefes (a partir de ahora encomendadores), no hay que  perder de vista los objetivos que persiguen y por ello no se deben acatar las órdenes de forma literal y siempre se ha de tener en cuenta si el encargo es mejorable o incluso el correcto.

Por lo tanto, es muy importante llegar a conocer a la persona que nos encarga un cometido para saber si:

-          Realmente está encargando lo que dice o quiere otra cosa.

-          Nos ha dicho lo que quiere que hagamos (como desarrollar el trabajo) pero no nos ha explicado el objetivo (lo que realmente hay que conseguir).

Una vez entendemos la naturaleza real del encargo, lo podemos hacer nuestro y transformarlo para ser más eficaces e ir al grano. Por ejemplo, no es necesario llegar al resultado que desean por los medios que el encomendador ha dicho que se utilicen, sin duda, quien realiza el trabajo es el que mejor sabe los medios y formatos que se han de utilizar pues es quien se ha ido encontrando con las dificultades: “quien pinta manda”, en la forma.

Varios consejos para llevarse bien con los encomendadores:

-          Cuando no se esté de acuerdo con lo que exponen, nunca hay que criticar sus ideas si no se tienen una solución alternativa; nunca hay que llevarles problemas: “es que no se puede hacer así”, siempre soluciones: “y si lo hacemos de esta otra manera”. Esto nos permite incluso modificar algo los objetivos si no se está de acuerdo con ellos.

-          Hay que hacerles creer que participan en el desarrollo del trabajo. No se les puede ocultar hasta que esté terminado y conviene informarles de las decisiones más importantes. Cuando esto se hace, no hay que ir con decisiones por tomar, sino con decisiones ya tomadas, y más importante aun: resueltas de tal manera que les parezca la vía que no dará problemas. Y no hay que tomárselo mal si no son aceptadas.

-          Todos los méritos son de ellos y siempre hay que hablarles en plural o en su persona aunque no hayan participado: “al final lo hemos resuelto”, “les ha gustado el trabajo que has presentado”, etc.

-          Y muy importante, jamás se les puentea ante sus superiores aunque estos lo soliciten; no es que no se pueda tener relación con la gente de arriba, pero los encomendadores han de estar informados si esto ocurre. Un poco de educación castrense evita los malos entendidos que producen los saltos en el escalafón, el famoso “pues fulanito me dijo…”, y sobre todo los celos.

Una última cosa: si hay cualquier problema, jamás se echa la culpa a un subordinado si uno no quiere parecer un idiota, se es plenamente responsable de todo lo que se produce a las órdenes de uno.

4.     De las reuniones.

Perdemos mucho tiempo en reuniones infinitas que sin mucho esfuerzo y un poco de organización (como decía el chiste) se pueden abreviar sustancialmente. Tan sólo hay un caso en el que conviene dejar correr una reunión, y es cuando las cosas no encajan o no están claras, con el paso del tiempo se va a ir descubriendo si es porque el trabajo del otro no está hecho o porque no tiene ni idea de qué va el tema o porque te están engañando o por el motivo que sea.

En una reunión uno está como director de la misma o dirigido como uno más. En las primeras, es muy importante, y los demás lo agradecerán, que al comienzo de una reunión se planteen las condiciones generales:

-          Qué tiempo se dispone o se reserva para la reunión. El plazo que se fije hay que respetarlo y puede ayudar alguna mentira como una reunión posterior ineludible (comida con una abuela o cosas ajenas al trabajo en las que a la gente le de pereza meter las narices).

-          Hay que programar los temas en el tiempo y recordar esto cada vez que alguien se salga del tema y se adelante al toro.

-          Hay que prohibir los “vodeviles”: que la gente entre y salga de la reunión o de la formación si ésta es itinerante en una visita, hay que solicitar que se apaguen los móviles, hay que llamar la atención educadamente a los que han hecho un corrillo independiente (luego se pierde tiempo en ponerles al día).

El mejor consejo de las reuniones que no se dirigen es simplemente pasar a hacerlo, pero no es fácil o no siempre es conveniente.

Otro buen consejo para agilizar una reunión es tener presente que hay que ir pasando los temas, para ello hay que tener muy claro lo que se puede resolver en la reunión (generalmente nada) y lo que no, para que no se empiece a rondar en círculos sobre un asunto sin disponer de las herramientas necesarias (datos sustanciales o la presencia de la persona que realmente decide) para cerrarlo. También ayuda mucho saber qué temas son urgentes o fundamentales y cuáles no. En resumen: hay que ir dejando temas pendientes para luego ser resueltos tranquilamente.

5.     Conclusión.

El trabajo consume gran parte de nuestro tiempo y de nuestras energías, sin embargo, nadie nos ha enseñado a trabajar, nadie nos ha proporcionado una educación al respecto (salvo si uno se ha criado en EE.UU., U.K. y algún otro lugar).

El ser capaces de tener una visión completa del trabajo y de los objetivos que este persigue nos ayudará no sólo a ser más eficaces, también a realizar un mejor producto, sencillo y concreto, que es acorde con su finalidad.

El tener el trabajo controlado y bien programado, también nos puede ayudar a tener una mejor calidad de vida pues no nos lo llevamos con nosotros a casa, nos permite dejarlo atrás hasta el día siguiente y dormir tranquilos.

Creo que la aplicación de este “Método de Trabajo” ayuda a mejorar en dos ámbitos: la calidad del trabajo que se produce y la calidad de vida fuera del trabajo de uno mismo. No obstante, todo método está para ser incumplido pues los dogmas son en esencia un obstáculo al desarrollo de la libertad.

Don Curro.